Konsep dan Proses Pengawasan

BAB I

PENDAHULUAN

Lembaga pendidikan terdiri atas berbagai komponen dan personalia yang saling memiliki keterkaitan secara struktural maupun fungsional. Pelaksanaan fungsi manajemen dalam lembaga pendidikan harus diawasi, dikendalikan, dibina, diarahkan, dan dikelola dengan sebaik-baiknya, agar pelaksanaan lembaga pendidikan dengan seluruh proses manajerialnya seirama dengan tujuan yang hendak dicapai.

Banyak kasus disuatu organisasi tidak dapat terselesaikan dengan seluruhnya seperti tidak ditepatinya waktu penyelesaian (deadline), anggaran yang berlebihan, dan kegiatan lain yang menyimpang dari tujuan semula.Ini semua disebabkan karena tidak adanya proses pengawasan yang efektif.

Oleh karena itu, dalam makalah yang sederhana ini akan kami paparkan mengenai konsep dan proses pengawasan.

BAB II

KONSEP PENGAWASAN DAN DAN PROSES PENGAWASAN

A. Pengertian Pengawasan

Pada dasarnya rencana dan pelaksanaan merupakan satu kesatuan tindakan, walaupun hal ini jarang terjadi. Pengawasan diperlukan untuk melihat sejauh mana hasil terjadi.

Menurut Murdick pengawasan merupakan proses dasar yang secara esensial tetap diperlukan bagaimanapun rumit dan luasnya suatu organisasi.[1]

Pengawasan atau controling adalah fungsi yang berhubungan dengan pemantauan, pengamatan, pembinaan, dan pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan lembaga pendidikan. Di perguruan tinggi, tugas pengawasan dilakukan oleh lembaga khusus yang menangani semua aktivitas akademik, yaitu lembaga penjaminan mutu. Lembaga ini, salah satu tugasnya adalah melakukan pengawasan, pembinaan, dan pengarahan terhadap seluruh aktivitas pendidikan yang secara sinergis dibantu oleh para pembantu dekan I dan ketua jurusan. Adapun di lembaga pendidikan sekolah, tugas pengawasan dilakukan oleh para penilik dan kepala sekolah, yang lebih dikenal dengan istilah fungsi supervisi pendidikan. Oleh karena itu, pengawasan bermakna pembinaan.[2]

Pengawasan menurut Antony, Dearden dan Bedford, dimaksudkan untuk memastikan agar anggota organisasi melaksanakan apa yang dikehendaki dengan mengumpulkan, menganalisis dan mengevaluasi informasi serta memanfaatkan -nya untuk mengendalikan organisasi.[3]

B. Maksud, Tujuan dan Fungsi Pengawasan

1.      Maksud Pengawasan

Made Pidarta, mengatakan bahwa fungsi manajemen kontrol atau pengawasan harus dilaksanakan dengan maksud :

a.       Agar perilaku personalia organisasi mengarah ke tujuan organisasi, bukan semata-mata ke tujuan individual mereka masing-masing.

b.      Agar tidak terjadi penyimpangan yang berarti antara perencanaan dengan pelaksanaan.

Robbins memberikan pengertian tentang kontrol yaitu proses memonitor aktivitas-aktivitas untuk mengetahui apakah individu-individu dan organisasi itu memperoleh dan memanfaatkan sumber-sumber pendidikan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuannya dan memberi koreksi bila tujuan itu tidak tercapai.[4]

Pengawasan diselenggarakan secara sistematis dan objektif untuk menemukan apakah :

1.      Informasi mengenai jalannya kegiatan/program dan keuangan telah dilakukan secara akurat dan dapat dipercaya

2.      Resiko terhadap organisasi sudah dapat diidentifikasi serta dilakukan tindakan-tindakan untuk meminimumkannya

3.      Peraturan perundang-undangan yang berlaku maupun ketentuan organisasi mengenai prosedur kerja serta instruksi kerja

4.      Standar yang ada telah diikuti

5.      Sumberdaya organisasi digunakan secara efesien dan bertanggungjawab

6.      Tujuan dan sasaran Renstra telah tercapai

Kesemuanya ini dimaksudkan untuk membantu masing-masing unit kerja organisasi supaya dapat melaksanakan tugasnya secara efektif.[5]

2.      Tujuan Pengawasan

Menurut Musfirotun Yusuf, tujuan dari pengawasan adalah :

a.       Mengawasi aktifitas-aktifitas yang dilaksanakan dalam organisasi agar sesuai dengan tujuan organisasi.

b.      Memastikan anggota organisasi melaksanakan tugas dan menjamin bahwa pekerjaan tersebut sesuai dengan standar kwalitas yang ditetapkan.

c.       Mengoreksi dengan waktu dan sasaran yang telah ditetapkan.

d.      Mengumpulkan informasi yang akurat tentang keadaan sekarang untuk peningkatan kwalitas dimasa yang akan datang.[6]

Pengawasan dan pembinaan dalam lembaga pendidikan bertujuan untuk mengetahui efektif atau tidaknya pelaksanaan rencana sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.[7]

3.      Fungsi Pengawasan

Fungsi pengawasan berhubungan erat dengan fungsi directing atau commanding dalam mengendalikan penyelenggaraan organisasi sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijakan yang telah ditetapkan, sehingga dapat menjamin berlangsungnya pelaksanaan kegiatan lembaga pendidikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, berjalan lancar, dan memperoleh hasil yang optimal.

Directing juga sekaligus berfungsi menilai keberhasilan pelaksanaan tugas para karyawan dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja lembaga pendidikan.

Commanding perlu diperankan oleh manajer atau pimpinan lembaga pendidikan dengan menekankan diri pada fungsi-fungsi berikut,

a.       Fungsi pelayanan (service aktivity)

b.      Fungsi penelitian

c.       Fungsi kepemimpinan

d.      Fungsi manajemen

e.       Fungsi evaluasi

f.       Fungsi supervise atau bimbingan

g.      Fungsi perbantuan.

Pengawasan berfungsi untuk meningkatkan disiplin kerja seluruh pelaku pendidikan, bahkan pada umumnya untuk semua anggota lembaga pendidikan.

Disiplin kerja tercermin dalam beberapa sikap, yaitu :

a.       Sikap menghormati atasan

b.      Sikap menghargai pekerjaan

c.       Sikap patuh dan taat terhadap peraturan-peraturan yang berlaku

d.      Sikap yang bertanggung jawab terhadap tugas dan wewenang

e.       Sikap peduli terhadap masa depan

f.       Sikap kesadaran nurani dan ikhlas.[8]

C. Tahapan atau Proses Pengawasan ( controlling )

Dalam pengawasan ( controlling ), perlu dilakukan dengan terlebih dahulu melakukan hal-hal berikut ini :

1.      Mengkoordinasikan semua usaha dan program yang akan dilaksanakan oleh lembaga pendidikan.

2.      Memperlengkapi kepemimpinan lembaga pendidikan.

3.      Memperluas pengalaman pimpinan lembaga pendidikan.

4.      Menstimulasi usaha-usaha yang kreatif dalam kependidikan.

5.      Memberikan fasilitas dan penilaian yang terus-menerus terhadap kinerja pelaksana program pendidikan.

6.      Menganalisis situasi internal dan eksternal lembaga pendidikan.

7.      Memberikan pengetahuan / skill pada setiap pelaksanaan program pendidikan,dan

8.      Membantu meningkatkan kemampuan kerja para pelaksana program pendidikan, mulai guru dan dosen, pimpinan jabatan struktural, staf administrasi, dan sebagainya.

Bidang-bidang yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan pengawasan/ controlling,yaitu :

a.       Bidang kepemimpinan

b.      Human being relationship

c.       Pembinaan proses kelompok

d.      Dalam bidang administrasi personal

e.       Dalam bidang evaluasi.[9]

Ada tiga tahapan dalam melaksanakan pengawasan,yaitu :

1.      Menetapkan standar-standar pelaksanaan

Penetapan standar biasanya dilakukan pada proses perencanaan. Penentuan standar mencakup kriteria untuk semua lapisan pekerjaan (job performance) yang terdapat dalam suatu organisasi. Standar yang ditetapkan harus merupakan standar yang jelas, dapat diukur dan mengandung natas waktu yang spesifik. Standar adalah kriteria-kriteria untuk mengukur pelaksanaan pekerjaan. Kriteria-kriteria tersebut dapat dalam bentuk kwantitatif dan kwalitatif.

Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktivitas menyangkut kriteria : ongkos, waktu, kwantitas, dan kwalitas.

2.      Pengukuran hasil/pelaksanaan pekerjaan

Tahap kedua dari proses pengawasan adalah pengukuran hasil/ pelaksanaan. Metode dan teknik koreksinya dapat dilihat/dilaksanakan melalui fungsi-fungsi manajemen, dari perencanaan sebagai tolok ukur dari semua proses manajemen. Dilanjutkan dengan pengorganisasian,memeriksa apakah strukur organisasi sesuai dengan standar, apakah tugas dan kewajiban telah dimengerti dengan baik dan apakah perlu penataan kembali anggota.

Penataan staf, memperbaiki sistem seleksi, memperbaiki sistem latihan, dan menata kembali tugas-tugas. Dan yang terakhir adalah pengarahan, mengembangkan kepemimpinan yang lebih baik, meningkatkan motivasi, menjelaskan pekerjaan yang sukses, penyadaran tujuan secara keseluruhan apakah kerjasama antar pimpinan dan bawahan berada dalam standard. Standard dapat digolongkan dalam 3 ( tiga ) golongan:

a.       Standard dalam bentuk fisik, ( physical standard ) adalah semua standard yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur hasil pekerjaan bawahan dan bersifat nyata tidak dalam bentuk uang. Jenis ini bersifat kwantitatif.

b.      Standard dalam bentuk uang. Semua standard yang dipergunakan untuk menilai dan mengukur hasil pekerjaan dalam bentuk jumlah uang. Dalam golongan ini ada tiga jenis standard yaitu standard biaya, standard penghasilan dan standard investasi. Standard biaya adalah yaitu menentukan berapa biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan atau mengerjakan pekerjaan tertentu. Standard penghasilan yaitu menentukan berapa penghasilan yang harus diterima dari penghasilan tertentu. Standard investasi dimaksudkan agar penggunaan modal, peralatan dan lain-lain dapat efektif dan efisien.

c.       Standard yang terakhir adalah standard yang bisa dipergunakan untuk mengukur atau menilai kegiatan pekerjaan bawahan yang diukur baik dengan bentuk fisik maupun dalam bentuk uang.

3.      Menentukan Deviasi atau Penyimpangan dan Mengadakan Tindakan Perbaikan

Fase ini akan dilaksanakan apabila dipastikan terjadinya penyimpangan. Perbaikan diartikan tindakan yang diambil untuk menyesuaikan hasil pekerjaan nyata yang menyimpang agar sesuai standard atau yang ditentukan sebelumnya. Menurut Manulang dalam Musfirotun Yusuf berpendapat bahwa pimpinan sudah dapat menetapkan dengan pasti sebab-sebab terjadinya penyimpangan, barulah diambil tindakan perbaikan.

Bila penyimpangan terjadi, perbaikan tidak dapat dilakukan secara serta merta dapat menyesuaikan hasil pekerjaan yang sesuai dengan standard atau rencana.[10]

Ketiga hal tersebut dapat digambarkan dalam diagram sebagai berikut:

Proses Pengawasan

D. Prinsip-Prinsip Pengawasan

            Pada saat melaksanakan pengawasan menurut Made Pidarta, harus dilaksanakan sesuai dengan prinsip-prinsip pengawasa sebagai berikut:

a.       Pengawasan hendaknya tertuju kepada strategi sebagai kunci sasaran yang menentukan keberhasilan.

b.      Pengawasan harus menggunakan umpan balik sebagai bahan revisi dalam mencapai tujuan.

c.       Pengawasan harus fleksibel dan responsif terhadap perubahan-perubahan kondisi dan lingkungan.

d.      Pengawasan cocok dengan organisasi, dilingkungan pendidikan, sebagai organisasi sistem terbuka.

e.       Pengawasan merupakan pengawasan itu sendiri.

f.       Pengawasan bersifat langsung yaitu pengawasan ditempat kerja.

g.      Pengawasan memperhatikan hakikat manusia.[11]

BAB III

PENUTUP

Dalam pembahasan diatas dapat disimpulkan, bahwa Pengawasan atau controling adalah fungsi yang berhubungan dengan pemantauan, pengamatan, pembinaan, dan pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan lembaga pendidikan.

Pengawasan dalam lembaga pendidikan bertujuan untuk mengetahui efektif atau tidaknya pelaksanaan rencana sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.

Pengawasan berfungsi untuk meningkatkan disiplin kerja seluruh pelaku pendidikan, bahkan pada umumnya untuk semua anggota lembaga pendidikan. Disiplin kerja berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterapkan untuk seluruh pelaku pendidikan.

 DAFTAR PUSTAKA

Akdon, Strategic Management For Education Management, 2007, Bandung : Alfabeta

Fatah, Nanang, Landasan Manajemen Pendidikan, 2004, Bandung: PT.Remaja Rosdakarya

Hikmat, Manajemen Pendidikan, 2009, Bandung : CV.Pustaka Setia

Yusuf, Musfirotun, Manajemen Pendidikan Sebuah Pengantar, 2008, Pekalongan: STAIN Pekalongan Press

---

[1] Nanang Fatah, Landasan Manajemen Pendidikan, 2004, Bandung: PT.Remaja Rosdakarya, hal.101

[2]  Hikmat, Manajemen Pendidikan, 2009, Bandung : CV.Pustaka Setia,hal.137

[3] Musfirotun Yusuf, Manajemen Pendidikan Sebuah Pengantar, 2008, Pekalongan: STAIN Pekalongan Press, hal.87

[4] Ibid.hal.88-89

[5] Akdon, Strategic Management For Education Management, 2007, Bandung : Alfabeta, hal.192-193

[6] Musfirotun Yusuf, Op.Cit.hal.89

[7] Hikmat, Op.Cit.hal.142

[8] Ibid.hal.138-142

[9] Hikmat,Op.Cit.hal.140-142

[10] Musfirotun Yusuf, Op Cit. hal.89-91

[11] Ibid.hal.92